電話でアポイントをとる時の失敗しないコツ
○電話連絡はできるだけ早く入れる！
求人情報の中には、ときどき「電話連絡の上、履歴書をご持参ください」「電話連絡の上、面接」といった記述がある。求人情報を見ていて「ここだ！」と思う企業にこのような記述があったら電話はできるだけ早く架けた方がいい。
なぜなら、企業側はあらかじめ「先着１００名までで受付を締め切るといった定員を設けている場合があるからだ。募集人数１名に対して１００件以上の問い合わせがあることは珍しくない。企業側は通常業務への支障を極力抑えたいから、応募者を制限して効率的に採用活動を行なうのだ。
また、熱意や意欲が相手に伝わるという点でも電話はできるだけ早く架けたい。募集をして２、３日経ってから架けてくる人より、その日に架けてきた人の方が「熱意があり、決断が早い人」といった好印象をもたれるだろう。
○電話の時点で選考は始まっている！
電話はお互いの顔は見えないものの、言葉遣いや受け答え方で社会性や人間性が出てしまうもの。特に中途採用の問い合わせの電話では、電話の時点ですでに選考が始まっていると考えた方が良い。「電話の受け答えがあまりにひどい人には、募集は締め切ったと言ってしまっていい」と電話をとる社員に伝えている企業もあるほどだ。
電話の時点で落とされないよう、次の点に注意をしながらテンポよくハッキリとした声で話そう！
①架ける時間帯を選ぶ
電話はできるだけ早く架けたい。ただし正午から午後１時までの昼休みの時間はできるだけ避けた方が相手に親切だ。と言っても会社に勤めながらの就職活動で、どうしてもその時間を避けられない場合は「お昼どきに大変申し訳ございません」と前置きしよう。
②架ける場所を選ぶ
こちらの声が伝わりやすく相手の声が届きやすいことを考慮して、できるだけ静かな場所から架けるのが基本だ。自宅から架けるのが理想だが、できないときはバックに騒がしい声や音楽が聞こえないような場所を探そう。
③電話をする前に、質問事項などの準備！
質問し忘れて何度も電話を架け直すはめになったり、ダラダラと長電話にならないように、質問事項・確認事項はあらかじめ準備しておこう。特に中途採用の場合は募集から応募までの期間が短いため、求人情報だけではわからないことについて聞くのは電話が効率的だ。
ただし、給与、ボーナス、残業の有無など待遇に関する細かいことを聞くのは電話では避けよう。
また電話で面接の日時を決める場合もあるから、１週間先のスケジュールを確認しておいた方がいい。
④電話を架けたら、まずはフルネームで！
「言っても相手はわからないだろうから」と決め付けて、いきなり用件に入る人がいるが、これはマナー違反。最初にフルネームで「わたくし○○○○と申しますが・・・」ときちんと名乗ろう。
⑤中途採用の件での電話であることを簡潔に伝える
特に中途採用の募集をかけた企業には、たいてい応募の電話が殺到している。応募の電話が架かってくるのは承知しているから、丁寧すぎる長い前置きはかえって相手をイライラさせてしまう。フルネームで名乗ったらすぐに、「○○○を見てお電話させていただきました」「採用の募集の件でお電話いたしました」などと簡潔に伝えよう。
⑥担当者に代わったら、もう一度フルネームと用件から伝える
最初に出た人が、担当の人に用件を伝えているとは限らない。相手が代わったらそのたびに、フルネームと用件を伝えよう。
⑦電話を切るときまで気を抜かない
最後は「どうもありがとうございました」で締めくくりたい。そして相手が切ったのを確認して切るのが、電話をこちらから架けた時のマナーだ。
電話の架け方例
受付「はい、○○物産です」
Aさん「私は○○△△と申します。○月△日の求人名人の掲載情報を拝見してお電話させていただきました」
受付「では、人事部に代わります」
Aさん「お願いします」
担当者「はい、人事部の○○です」
Aさん「私は○○△△と申します。○月△日の求人名人の掲載情報を拝見いたしまして、ぜひ面接を受けさせていただきたくお電話いたしました」
担当者「どうもありがとうございます。日時ですが、○日の午後３時でいかがですか」
Aさん「大変申し訳ないのですが、在職中でして、午後６時以降にしていただけるとありがたいのですが」
担当者「では、△日の午後７時でどうですか」
Aさん「はい、大丈夫です。勝手を言いまして申し訳ありません。どうぞよろしくお願いいたします」
担当者「面接の際には、履歴書と職務経歴書をご持参ください」
Aさん「はい、わかりました。どうもありがとうございました」
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